Kategorie: KI im Projektmanagement
Ein Assistent, der Ihnen den Statusbericht vorformuliert, den Sie dann in das Berichtsfeld kopieren, spart Ihnen das Formulieren. Das Kopieren, Prüfen und Einordnen bleibt. Wissensarbeiter verbringen bereits 28 % ihrer Zeit mit E-Mail und 19 % mit Informationssuche (McKinsey Global Institute, The social economy 2012). Ein weiteres Fenster, in das man etwas tippt und aus dem man etwas heraus kopiert, verschiebt diese Zeit nur.
Der Markt für Projektmanagement-Software hat in den letzten zwei Jahren fast flächendeckend „KI“ auf die Feature-Liste gesetzt. Die Umsetzungen unterscheiden sich stark. Dieser Artikel sortiert sie in vier Stufen und zeigt, wo Aligia mit Polaris steht.
Welche vier Stufen von KI in PM-Tools gibt es?
Stufe | Was die KI tut | Was derNutzerdanach tut | Zeitersparnis |
|---|---|---|---|
1. Textgenerator | Formuliert Beschreibungen,Zusammenfassungen, E-Mails | Kopiert, prüft, trägt ein | Gering, nur beim Formulieren |
2. Chatbot mit Leserecht | Beantwortet Fragen zu Projektdaten | Setzt die Antwort selbst um | Suchzeit sinkt, Umsetzung bleibt |
3. Assistent mit Schreibrecht | Ändert Datensätze auf Anweisung im Chat | Prüft die Änderung | Übertragung entfällt |
4. Agent mit Werkzeugen | Führt mehrstufige Aufträge über Systemgrenzen aus | Gibt frei, prüft Ergebnis | Koordination entfällt |
Stufe 1 und 2 sind das, was die meisten Anbieter heute unter „KI-Feature“ verstehen. Beide sind nützlich. Beide haben denselben Konstruktionsfehler: Zwischen dem Ergebnisder KI und dem Zustand des Systems steht ein Mensch, der überträgt. Das ist der Extra-Schritt.
Polaris in Aligia arbeitet auf Stufe 3 und, mit freigegebenen MCP-Werkzeugen, auf Stufe 4.
Woran erkennen Sie einen Chatbot mit Extra-Schritt?
Vier Prüffragen, die Sie in jeder Produktdemo stellen können:
- „Kann ich im Chat einen Vorgang verschieben, und steht er danach imGantt an der neuen Stelle?“ Wenn die Antwort „die KI schlägt Ihnen das vor“lautet, ist es Stufe 2.
- „Woher weiß die KI, welche Felder ein Datensatz hat?“ Ein Assistent ohneZugriffauf das Datenmodell rät. Polaris ruft vor jedem Schreibvorgang dieFeldbeschreibung der Ressource ab: Spalten, Typen, Pflichtfelder, Schreibbarkeit.
- „Was passiert, wenn die KI eine Information nicht hat?“ Erfindet sie einenWert oder fragt sie nach? Polaris ist angewiesen, bei fehlenden Informationen denSchreibvorgang zu verweigern und nachzufragen.
- „Kann die KI ein Werkzeug außerhalb des PM-Tools benutzen, und werkontrolliert das?“ Ohne Anbindung endet die KI an der Systemgrenze. OhneRechtekontrolle ist die Anbindung ein Risiko.
Warum bauen so viele Anbieter nur Stufe 1 und 2?
Drei Gründe, alle nachvollziehbar:
- Schreibrecht braucht ein sauberes Datenmodell. Eine KI, die Datensätze ändert, muss wissen, welche Felder es gibt, welche Pflicht sind und welche Abhängigkeiten einSchreibvorgang auslöst. Bei Werkzeugen, deren Datenmodell historisch gewachsen ist,ist das die eigentliche Arbeit. Aligia stellt Polaris das Datenmodell als abfragbare Dokumentation bereit. Polaris prüft die Struktur, bevor es schreibt.
- Schreibrecht braucht Mandantentrennung auf Datenbankebene. Ein Assistent mit Schreibrecht, der die falsche Firma sieht, ist ein Sicherheitsvorfall. In Aligia laufenalle Datenbankzugriffe, auch die von Polaris, über die Mandantentrennung der Datenbank selbst. Ein Zugriff ohne gültigen Mandantenkontext wird auf Datenbankebene abgewiesen, nicht erst in der Anwendung.
- Ein Textgenerator ist in vier Wochen gebaut. Ein Assistent mit Schreibrecht, Rechteprüfung und Rücknahme ist es nicht. Der Marketingeffekt ist bei beiden ähnlich.
Was macht den Unterschied bei Aligia konkret?
Drei Eigenschaften von Polaris, die Sie in der Demo nachprüfen können:
Polaris schreibt Datensätze. Aufgabe anlegen, Termin setzen, Zuständigkeit ändern, Issue erfassen, Risiko bewerten. Die Änderung steht im Aktivitätsverlauf des Objekts, mit Zeitstempel und Verursacher.
Polaris kennt die Struktur, bevor es schreibt. Polaris ruft für jede Ressource die Feldbeschreibung ab und schreibt nur, was das Modell zulässt. Ein Vorgang ohne Pflichtfeld wird nicht angelegt, sondern nachgefragt.
Polaris ist an Werkzeuge anbindbar, mit Rechten pro Aktion. Jeder MCP-Server, den Ihr Team für Polaris freigibt, bringt seine Werkzeuge mit. Für jedes einzelne Werkzeug legen Sie fest: Erlauben, Nachfragen, Verweigern. Lesende und schreibende
Werkzeuge sind getrennt gruppiert, damit Sie mit einem Klick alle Schreibzugriffe auf Nachfrage stellen können.
Was ist mit „KI-Zusammenfassungen“ und „SmartSuggestions“?
Zwei Feature-Namen, die in vielen Produktvorstellungen auftauchen, verdienen eineeigene Einordnung.
Zusammenfassungen sind Stufe 1 mit Leserecht. Die KI liest Kommentare, Statusmeldungen oder ein Protokoll und erzeugt einen Text. Das ist nützlich, wenn der Text am Ende irgendwo gespeichert wird, wo er gebraucht wird. Meist wird er kopiert. In Aligia erzeugt Polaris Zusammenfassungen ebenfalls, kann sie aber direkt als Datei in der Unterhaltung ablegen, als Nachricht in einen Projektkanal schreiben oder als Kommentar an ein Objekt hängen. Der Unterschied ist nicht die Zusammenfassung, sondern der Ort, an dem sie landet.
Vorschläge („diese Aufgabe könnte überfällig werden“, „dieser Vorgang hat keinen Verantwortlichen“) sind Stufe 2 in Hinweisform. Sie sind ein Warnsystem, kein Arbeitssystem. Der Projektleiter bekommt eine Liste von Dingen, die er tun sollte. In Aligia ist die entsprechende Frage an Polaris („Welche Vorgänge in meinen Projektenhaben keinen Verantwortlichen?“) der erste Schritt, und der zweite ist der Auftrag: „Weise alle Vorgänge im Arbeitspaket Montage Herrn K. zu.“ Der Hinweis ist derselbe. Die Umsetzung ist ein Satz statt zwanzig Klicks.
Die Faustregel: Ein Feature, das mit „die KI schlägt vor“ oder „die KI erkennt“beschrieben wird, ist Stufe 1 oder 2. Ein Feature, das mit „die KI legt an“, „verschiebt“, „weist zu“ beschrieben wird, ist Stufe 3. Achten Sie in Produktbeschreibungen auf das Verb.
Praxisbeispiel: Schaltanlagenbau, 14 parallele Projekte
Ein Schaltanlagenbauer mit 120 Mitarbeitenden führt 14 Projekte parallel, Auftragswerte zwischen 180.000 und 1,1 Mio. Euro. Die PMO-Leiterin bereitet wöchentlich den Steuerkreis vor.
Mit einem Chatbot der Stufe 2 fragt sie: „Welche Projekte haben in dieser Woche einen verpassten Meilenstein?“ Der Chatbot antwortet mit einer Liste. Sie öffnet jedes der vier genannten Projekte, prüft den Grund, legt Maßnahmen an, weist sie zu, notiert die Entscheidung. Aufwand: etwa 2 Stunden.
Mit Polaris fragt sie dasselbe. Polaris antwortet mit der Liste und den Ursachen aus den Projektdaten (verzögerte Lieferung, fehlende Ressource, offene Freigabe). Sie schreibt: „Lege für die Projekte 3 und 9 je eine Maßnahme ‚Liefertermin eskalieren‘ an, zugewiesen an den jeweiligen Projektleiter, fällig Freitag. Erfasse für Projekt 11 ein Risiko‚ Kapazität Prüffeld‘ mit Wahrscheinlichkeit hoch, Wirkung mittel.“ Polaris legt die drei
Datensätze an und bestätigt jeden einzeln. Sie prüft die Einträge in der Maßnahmenliste. Aufwand: etwa 25 Minuten.
Die 2 Stunden werden nicht durch bessere Antworten gespart, sondern durch das entfallene Übertragen.
Fazit
Die Frage an ein „KI-Feature“ lautet nicht, wie gut es formuliert, sondern ob nach dem Prompt ein Datensatz existiert, der vorher nicht da war. Stufe 1 und 2 verschieben Arbeit. Stufe 3 und 4 nehmen sie weg. Polaris in Aligia ist für Stufe 3 und 4 gebaut, mit Datenmodellprüfung vor jedem Schreibvorgang und Rechten pro Werkzeug.
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