Kategorie: KI im Projektmanagement
55 % der Manager verbringen mindestens 8 Stunden pro Woche mit administrativen Aufgaben (Formstack, State of Workflow Automation 2018). Bei Projektleitern in technisch komplexen Projekten ist es eher mehr: Status abfragen, Termine nachziehen, Informationen zwischen ERP, PLM, E-Mail und Plan übertragen. Die Aligia-eigene ROI-Rechnung setzt an, diese 8 Stunden auf 1 Stunde zu bringen [interne ROI-Berechnung, Beleg ergänzen]. Dieser Artikel zeigt, aus welchen Tätigkeiten die 8 Stunden bestehen, welche davon Polaris und Agents in Aligia übernehmen, und welche Stunde übrig bleibt.
Woraus bestehen die 8 Stunden?
Eine Aufschlüsselung, wie sie in Einführungsgesprächen mit Projektleitern im Maschinen- und Anlagenbau typischerweise entsteht [Beispielwerte, interne Erhebung ergänzen]:
Tätigkeit | Stunden/Woche | Art |
|---|---|---|
Status bei Teammitgliedern und Lieferanten abfragen | 1,5 | Kommunikation |
Status in Plan, Statusbericht und Steuerkreis-Vorlage übertragen | 1,5 | Übertragung |
Termine nach Änderungen nachziehen, Abhängigkeiten prüfen | 1,5 | Nachpflege |
Informationen aus E-Mail in Aufgaben, Issues, Risiken überführen | 1,0 | Übertragung |
Kalender, Chat und Plan konsistent halten | 1,0 | Nachpflege |
Ressourcen- und Materialtermine mit Einkauf und Fertigung abstimmen | 1,5 | Koordination |
Summe | 8,0 |
Keine dieser Tätigkeiten braucht Urteilsvermögen. Alle brauchen Zeit, Aufmerksamkeit und Zugriff auf mehrere Systeme. Das ist die Definition von Arbeit, die ein System übernehmen sollte.
Welche dieser Tätigkeiten übernimmt Polaris?
Zeile für Zeile, mit dem Mechanismus dahinter:
Status abfragen und übertragen (3,0 h). Wenn Aufgaben, Termine und Issues in Aligia liegen, ist der Status kein Abfrageergebnis, sondern ein Datenbankzustand. Polaris beantwortet „Welche Vorgänge in Projekt 4711 sind überfällig und wer ist verantwortlich?“ aus den Live-Daten. Der Statusbericht bleibt vom Menschen geschrieben, das ist in Aligia Absicht. Die Datengrundlage dafür ist aber sofort da. Von 3,0 h bleiben etwa 0,5 h für das Schreiben des Berichts.
Termine nachziehen (1,5 h). Polaris verschiebt auf Anweisung Vorgänge, Meilensteine und deren Nachfolger. Für Ketten mit Ressourcen und Material startet Polaris den Terminoptimierer, der den Plan als Entwurf neu berechnet. Der Projektleiter prüft den Entwurf im Gantt mit dem alten Plan als Schatten und wendet an. Von 1,5 h bleiben etwa 0,2 h Prüfung.
E-Mail in Datensätze überführen (1,0 h). Polaris nimmt eine E-Mail als Anhang und legt auf Anweisung die Aufgaben, Issues oder Risiken an, die daraus folgen. Vor jedem Schreibvorgang prüft Polaris die Feldstruktur der Ressource und fragt nach, wenn ein Pflichtfeld fehlt. Von 1,0 h bleiben etwa 0,1 h für die Weitergabe der Mail und die Prüfung.
Kalender, Chat und Plan konsistent halten (1,0 h). Über angebundene MCP-Server aktualisiert Polaris Kalendereinträge und sendet Nachrichten in Chat-Werkzeuge, mit Rückfrage bei schreibenden Werkzeugen, wenn Sie das so eingestellt haben. Von 1,0 h bleiben etwa 0,1 h für Bestätigungen.
Ressourcen und Material abstimmen (1,5 h). Der Terminoptimierer berechnet Buchungen und Beschaffungstermine im Entwurf. Die Materialansicht zeigt, was bis wann bestellt sein muss. Die Abstimmung mit Einkauf und Fertigung wird zur Prüfung eines Vorschlags statt zur Erhebung der Fakten. Von 1,5 h bleiben etwa 0,3 h.
Tätigkeit | Vorher | Nachher | Mechanismus |
|---|---|---|---|
Status abfragen und übertragen | 3,0 h | 0,5 h | Live-Daten, Polaris-Abfrage, Bericht bleibt manuell |
Termine nachziehen | 1,5 h | 0,2 h | Polaris schreibt, Optimierer berechnet, Mensch prüft |
E-Mail in Datensätze | 1,0 h | 0,1 h | Polaris legt Datensätze aus Anhang an |
Kalender, Chat, Plan konsistent | 1,0 h | 0,1 h | MCP-Werkzeuge mit Rückfrage |
Ressourcen und Material | 1,5 h | 0,3 h | Optimierer-Entwurf mit Ressourcen- und Materialansicht |
Summe | 8,0 h | 1,2 h |
Die verbleibende Stunde ist Prüfung und Freigabe. Sie ist nicht wegzurationalisieren, und sie sollte es nicht sein. Das ist die Stunde, in der der Mensch entscheidet.
Was ist die Voraussetzung dafür?
Eine, und sie ist nicht klein: Die Projektdaten müssen in Aligia liegen. Vorgänge mit Dauer, Abhängigkeiten, Ressourcen mit Kalendern, Materialbedarfe. Polaris kann nur schreiben, wo ein Datenmodell ist, und der Optimierer kann nur rechnen, wo Eingaben sind.
Das ist bei der Einführung Aufwand. In Einführungen im Sondermaschinenbau liegt der typische Zeitraum, bis ein Projekt vollständig im System ist, bei zwei bis vier Wochen pro laufendem Projekt [interne Erfahrungswerte, ergänzen]. Danach ist die Rechnung oben gültig. Vorher nicht.
Was ist heute noch manuell, und was ändert sich?
Damit die Erwartung stimmt: Polaris arbeitet auf Auftrag. Die 8 Stunden werden nicht dadurch zu einer, dass das System von selbst läuft, sondern dadurch, dass jeder Auftrag in Sekunden statt in Minuten erledigt ist und kein Übertragungsschritt mehr dazwischen liegt.
Workflow-Definitionen, die feste Abläufe jedes Mal gleich ausführen, gibt es in Aligia. Sie werden heute manuell gestartet. Zeit- und ereignisgesteuerte Auslöser sowie eine Ausführungshistorie sind in Entwicklung. Wenn sie freigegeben sind, verschiebt sich ein weiterer Teil der verbleibenden Stunde, etwa das Anstoßen der Tagesroutine, vom Menschen zum System. Heute rechnen wir damit nicht.
Wie rechnen Sie das für Ihr Unternehmen?
Die Tabelle oben ist ein Beispiel. Ihre Zahlen erhalten Sie in drei Schritten:
- Eine Woche Zeitprotokoll pro Projektleiter. Nicht minutengenau, aber in den sechs Kategorien der Tabelle. In Einführungsgesprächen liegt die Summe fast immer zwischen 7 und 11 Stunden [interne Erfahrungswerte, ergänzen].
- Jede Kategorie einem Mechanismus zuordnen. Abfragen und Übertragen: Live-Daten und Polaris. Nachziehen: Polaris und Optimierer. Kalender und Chat: MCP-Werkzeuge. Was keinem Mechanismus zuzuordnen ist, bleibt beim Menschen. Das ist ehrlich und meist weniger, als man erwartet.
- Die Restzeit mit dem Stundensatz multiplizieren. Bei 7 Stunden Ersparnis pro Woche und Projektleiter, 45 Arbeitswochen und einem internen Stundensatz von 75 Euro sind das rund 23.600 Euro pro Projektleiter und Jahr. Das ist die Untergrenze. Die eigentliche Wirkung ist das zusätzliche Projekt, das derselbe Projektleiter führen kann.
Praxisbeispiel: Anlagenbau, 90 Mitarbeitende, 2 Projektleiter
Ein Anlagenbauer mit 90 Mitarbeitenden führt 9 Projekte mit zwei Projektleitern, Auftragswerte 400.000 bis 2,1 Mio. Euro. Vor Aligia lagen Plan in einem Standard-PM-Tool, Material im ERP, Status in E-Mail und einer wöchentlichen Excel-Tabelle für den Steuerkreis.
Nach der Einführung, mit Polaris, Terminoptimierer und angebundenem Kalender [Zeitraum und Werte mit Kunde verifizieren]:
- Die wöchentliche Excel-Tabelle existiert nicht mehr. Der Steuerkreis arbeitet mit Live-Ansichten und dem von den Projektleitern geschriebenen Statusbericht.
- Terminänderungen gehen als Auftrag an Polaris. Der Projektleiter prüft den Optimierer-Entwurf im Gantt.
- Die Materialansicht des Optimierers ersetzt die wöchentliche Abstimmungsrunde mit dem Einkauf. Der Einkauf sieht die Bestelltage direkt.
Gemessener Aufwand der beiden Projektleiter für Koordination und Nachpflege: von etwa 8,5 auf etwa 1,5 Stunden pro Woche und Person. Die freigewordene Zeit ging in Kunden- und Lieferantengespräche und in ein zehntes Projekt.
Yousef A., CEO eines Sondermaschinenbauers, beschreibt denselben Effekt aus Sicht der Geschäftsführung: „Als CEO sehe ich jeden Tag, wie viel Zeit mein Team mit Aufgaben verbringt, die eigentlich das System erledigen sollte. Mit Aligia AI haben wir diese Routinearbeit aus dem Alltag genommen. Mein Team fokussiert sich auf das Projekt, nicht auf die Verwaltung.“
Fazit
Die 8 Stunden bestehen aus Abfragen, Übertragen und Nachpflegen. Diese drei Dinge werden in Aligia zu einem Auftrag an Polaris und einer Prüfung durch den Menschen. Die verbleibende Stunde ist die, die einen Projektleiter ausmacht. Die Rechnung gilt, sobald das Projekt im System ist, und sie gilt heute ohne Automatik im Hintergrund.
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Weiterführend: 8 Stunden pro Woche: Wo die unsichtbare Arbeit im Projekt steckt (Problem & Praxis) · Wie ein Sondermaschinenbauer die Routinearbeit aus dem Projektalltag genommen hat
