Was „KI, die ausführt“ in der Praxisbedeutet am Beispiel Polaris

Kategorie: KI im Projektmanagement

55 % der Manager verbringen mindestens 8 Stunden pro Woche mit administrativenAufgaben (Formstack, State of Workflow Automation 2018). Ein KI-Assistent, der auf dieFrage „Welche Vorgänge hängen an der verspäteten Steuerung?“ eine gut formulierteAntwort liefert, ändert an diesen 8 Stunden nichts. Die Antwort muss anschließendjemand in den Plan übertragen. Genau an dieser Stelle trennt sich KI, die vorschlägt, vonKI, die ausführt.

Was ist der Unterschied zwischen Vorschlagen undAusführen?

Ein Vorschlag ist Arbeit, die noch zu tun ist. Wenn ein Assistent schreibt „Sie sollten dieVorgänge 14 bis 27 um zwei Wochen verschieben“, hat der Projektleiter danach exaktdieselbe Aufgabe wie vorher: den Plan öffnen, jeden Vorgang anfassen, Abhängigkeitenprüfen, Ressourcen neu buchen, das Team informieren.

Ausführen bedeutet: Die Änderung landet im System. Nicht in einer Textbox, nicht ineiner Zusammenfassung, sondern als geschriebener Datensatz mit Zeitstempel undVerantwortlichem.

Polaris, der KI-Chat in Aligia, arbeitet nach dem zweiten Prinzip. Polaris liest dieProjektdaten Ihres Mandanten und schreibt sie auch: Aufgaben anlegen, Termine setzen,Zuständigkeiten ändern, Issues erfassen, Risiken bewerten. Die Antwort im Chat ist dieBestätigung einer Änderung, nicht deren Ankündigung.

Wie sieht das konkret aus, wenn Polaris arbeitet?

Ein typischer Ablauf in einem Sondermaschinenbau-Projekt:

1. Der Projektleiter schreibt in Polaris: „Die Freigabe der Elektrokonstruktion für Anlage 4711 verschiebt sich auf den 14. Oktober. Welche Vorgänge sind betroffen?“
2. Polaris fragt die Projektdatenbank ab: den Meilenstein, seine Nachfolger, deren Dauerund Ressourcen. Polaris antwortet mit der Liste der betroffenen Vorgänge und demneuen kritischen Pfad.
3. Der Projektleiter schreibt: „Verschiebe den Meilenstein und die abhängigen Vorgängeentsprechend, Montagebeginn bleibt fixiert.“
4. Polaris schreibt die neuen Termine in die Vorgänge. Der Meilenstein bekommt dasneue Datum. Vorgänge mit fester Terminbindung bleiben stehen, Polaris meldet dieKollision zurück.
5. Der Projektleiter sieht die Änderung im Gantt und im Aktivitätsverlauf jedes Vorgangs.

Kein Export, kein Abtippen, kein zweites Werkzeug. Der Chat ist die Eingabemaske.

Wichtig für die Bewertung: Polaris arbeitet nur mit echten Daten. Die Systemanweisung verbietet Polaris ausdrücklich, Werte zu erfinden. Fehlt eine Information für eineÄnderung, fragt Polaris nach, statt einen plausiblen Wert zu setzen. Für eineProjektdatenbank ist das keine Nebensache. Ein erfundener Liefertermin ist schlimmer als ein leeres Feld.

Was kann Polaris heute im Projekt ausführen?

Polaris greift auf drei Ebenen des Systems zu:

• Projektdaten lesen und schreiben. Aufgaben, Arbeitspakete, Meilensteine, Gates,Abhängigkeiten, Projektmitglieder, Issues, Risiken und Chancen, Budgets, Materialbedarfe. Polaris kennt die Feldstruktur jeder Ressource und prüft vor jedem Schreibvorgang, welche Felder Pflicht sind.
• Terminoptimierer anstoßen. Polaris kann den KI-Terminoptimierer von Aligia für ein Projekt oder eine Projektauswahl starten, das Ergebnis zusammenfassen und den Unterschied zum aktuellen Plan darstellen. Übernommen wird der Entwurf erst, wennSie ihn anwenden.
• Externe Werkzeuge über MCP. Freigegebene MCP-Server (Kalender, Chat-Werkzeuge, E-Mail, Dateiablage) stehen Polaris zur Verfügung, sobald Ihr Team sie fürPolaris aktiviert hat. Welche Aktionen Polaris ohne Rückfrage ausführen darf, legenSie pro Werkzeug fest: Erlauben, Nachfragen oder Verweigern.

Was Polaris nicht ist: ein Automat, der ohne Auslöser läuft. Polaris arbeitet, wenn ein Mensch im Chat einen Auftrag gibt. Für wiederkehrende Abläufe gibt es in Aligia Workflow-Definitionen, die heute manuell gestartet werden. Zeitgesteuerte und ereignisgesteuerte Auslöser sind in Entwicklung und noch nicht freigegeben.

Warum reicht ein Chatbot mit Projektwissen nicht?

Drei strukturelle Gründe:

1. Kontext ohne Schreibrecht ist ein Nachschlagewerk. Viele Assistentenlesen Projektdaten und beantworten Fragen dazu. Das spart Suchzeit. Wissensarbeiterverbringen 19 % ihrer Zeit mit Informationssuche (McKinsey Global Institute, The socialeconomy 2012). Die übrigen 81 % bleiben unberührt, solange der Assistent nichtsverändern darf.
2. Übertragung ist die eigentliche Fehlerquelle. 54 % der Managernennen schlechte Kommunikation und wiederholte Fehler als größtes Problem (Formstack 2018). Jeder Medienbruch zwischen „KI hat es erkannt“ und „System hat esgespeichert“ ist ein Ort für genau diese Fehler.
3. Ein Vorschlag altert. Wenn Polaris eine Terminkette berechnet und derProjektleiter sie drei Stunden später überträgt, hat sich der Plan in der Zwischenzeitmöglicherweise geändert. Eine Änderung, die sofort geschrieben wird, bezieht sich aufden Zustand, der beim Schreiben gilt.

Praxisbeispiel: Anlagenbau, 2,4 Mio. Euro Auftragswert

Ein Anlagenbauer mit 85 Mitarbeitenden fertigt eine Abfüllanlage, Auftragswert 2,4 Mio. Euro, Laufzeit 38 Wochen. In Woche 19 meldet der Lieferant der Servoantriebe eine Verzögerung von 11 Werktagen.

Vorher, ohne ausführende KI:

Mit Polaris: Der Projektleiter beschreibt die Verzögerung im Chat. Polaris listet 23 betroffene Vorgänge, schlägt die neue Terminkette vor und schreibt sie nach Freigabe in den Plan. Für die Ressourcen- und Materialseite startet Polaris den Terminoptimierer, der Buchungen und Beschaffungsbedarfe im Entwurf neu berechnet. Der Projektleiter prüftden Entwurf im Gantt, wendet ihn an und lässt Polaris die Benachrichtigung an das Teamüber das angebundene Chat-Werkzeug senden.

Aufwand des Projektleiters: rund 45 Minuten, davon der größte Teil Prüfung. Das ist die Arbeit, die ein Mensch machen sollte.

Wie prüfen Sie, ob eine KI wirklich ausführt?

Drei Fragen, die in jeder Demo in unter fünf Minuten beantwortet sind:

1. Öffnen Sie nach dem Prompt das Objekt. Steht die Änderung im Vorgang, im Issue, im Risiko, mit Zeitstempel? Oder steht sie nur im Chat?
2. Geben Sie einen unvollständigen Auftrag. „Lege eine Aufgabe an“ ohne Projekt,ohne Termin. Fragt die KI nach, oder legt sie etwas Plausibles an? Polaris fragt nach.
3. Fragen Sie nach einem Wert, den es nicht gibt. Etwa nach dem Liefertermineiner Bestellung, die noch keinen hat. Antwortet die KI „unbekannt“, oder schätzt sie? Polaris antwortet „unbekannt“ und bietet an, den Wert zu setzen, sobald Sie ihn nennen.

Eine KI, die alle drei Fragen richtig beantwortet, führt aus. Eine, die bei Frage 1 scheitert, schlägt vor. Eine, die bei Frage 2 oder 3 scheitert, sollte kein Schreibrecht haben.

Was bleibt beim Menschen?

Die Entscheidung. Polaris schreibt, was Sie beauftragen, und der Terminoptimiererwendet nichts an, was Sie nicht freigeben. Jede Änderung ist im Aktivitätsverlaufsichtbar und lässt sich zurücknehmen. Das System nimmt die Routine. DieVerantwortung bleibt beim Projektleiter.

Yousef A., CEO eines Sondermaschinenbauers, beschreibt den Effekt so: „Als CEO sehe ich jeden Tag, wie viel Zeit mein Team mit Aufgaben verbringt, die eigentlich das System erledigen sollte. Mit Aligia AI haben wir diese Routinearbeit aus dem Alltag genommen. Mein Team fokussiert sich auf das Projekt, nicht auf die Verwaltung.“

Fazit

„KI, die ausführt“ ist keine Frage der Modellqualität, sondern der Anbindung. EinAssistent, der Projektdaten lesen und schreiben darf, verändert die Arbeitsteilung: Das System übernimmt Übertragung und Nachpflege, der Mensch behält Prüfung undEntscheidung. Alles andere ist ein besserer Suchschlitz.

Mehr zu modernem Projektmanagement in technisch komplexen Projekten: Aligia