Warum „die richtige Antwort vorschlagen“ nicht reicht – im System muss etwas passieren

Kategorie: KI im Projektmanagement

Ein Vorschlag ist Arbeit, die noch zu tun ist. Wenn ein KI-System auf eine Lieferverzögerung mit „Sie sollten die Vorgänge 14 bis 27 verschieben, ein Risiko anlegen und den Kunden informieren“ antwortet, hat es drei Aufgaben erzeugt und keine erledigt. 54 % der Manager nennen schlechte Kommunikation und wiederholte Fehler als größtes Problem (Formstack, State of Workflow Automation 2018). Jeder Vorschlag, der von Hand umgesetzt wird, ist eine Gelegenheit für genau diesen Fehler: unvollständig übertragen, verspätet übertragen, gar nicht übertragen.

Dieser Artikel nimmt die Unterscheidung zwischen Vorschlagen und Ausführen aus einem anderen Blickwinkel: dem der Agents und Workflow-Definitionen in Aligia. Also der Frage, wie beauftragte Arbeit tatsächlich im System landet, mit welchen Sicherungen, und was heute läuft.

Was passiert nach dem Vorschlag?

Die typische Kette in einem Werkzeug, das vorschlägt:

1. KI erkennt: Lieferung verzögert, drei Vorgänge betroffen.
2. KI formuliert: Empfehlung, die Vorgänge zu verschieben.
3. Mensch liest die Empfehlung.
4. Mensch öffnet den Plan, sucht die Vorgänge, verschiebt sie.
5. Mensch öffnet das Risikoregister, legt ein Risiko an.
6. Mensch schreibt eine E-Mail.
7. Mensch vergisst Schritt 5, weil das Telefon klingelt.

Die Kette in Aligia mit Polaris:

1. Mensch beauftragt: „Lieferung Bestellung 0871 plus 9 Werktage. Verschiebe die betroffenen Vorgänge, lege das Risiko an, benachrichtige den Projektleiter.“
2. Polaris liest die Bestellung, die Materialbedarfe, die betroffenen Vorgänge, deren Nachfolger.
3. Polaris schreibt die neuen Termine in die Vorgänge, legt das Risiko an, sendet die Benachrichtigung. Bei schreibenden Werkzeugen mit Rückfrage bestätigt der Mensch zwischendurch.
4. Mensch prüft die drei Einträge.

Schritt 7 existiert nicht. Das ist der ganze Unterschied.

Wie stellt Aligia sicher, dass „im System passiert“ nicht „im System kaputt“ heißt?

Ein Assistent mit Schreibrecht braucht Sicherungen, sonst ist er ein Risiko. Vier davon, alle nachprüfbar:

Struktur vor Schreiben. Polaris ruft für jede Ressource die Feldbeschreibung ab, bevor es liest oder schreibt: Spalten, Typen, Pflichtfelder, Schreibbarkeit. Ein Datensatz ohne Pflichtfeld wird nicht angelegt, sondern nachgefragt.

Keine erfundenen Werte. Die Systemanweisung von Polaris verbietet, Informationen zu erfinden. Kann Polaris einen Wert nicht aus vorhandenen Daten ableiten, verweigert es die Änderung, bis der Nutzer ihn liefert. Ein plausibler, falscher Liefertermin ist schlimmer als ein leeres Feld.

Rechte pro Werkzeug. Externe Aktionen über MCP-Server stehen einzeln auf Erlauben, Nachfragen oder Verweigern. Lesende und schreibende Werkzeuge sind getrennt gruppiert. Skills haben einen Ausführungsmodus: nur antworten, sofort ausführen, oder erst nach Freigabe ausführen.

Nachvollziehbarkeit am Objekt. Jede Änderung steht im Aktivitätsverlauf des Datensatzes, mit Zeitstempel und Verursacher. Die Änderung ist sichtbar und rücknehmbar, im Gegensatz zu einer Empfehlung, die im Chatverlauf verschwindet.

Wann ist ein Agent das richtige Werkzeug, wann ein Workflow?

In Aligia gibt es zwei Formen, in denen beauftragte Arbeit ausgeführt wird. Sie unterscheiden sich in einer Eigenschaft: ob der Ablauf jedes Mal gleich sein soll.

Eine Workflow-Definition ist ein visueller Graph aus Knoten. Aligia liefert über 40 Knotentypen: Verzweigung, Schleife, Warten, Datensatz anlegen oder ändern, Modell befragen, Agent ausführen, Skill laden, MCP-Werkzeug aufrufen, Unteragent starten, Datei erzeugen, Benachrichtigung senden. Ein Workflow-Schritt kann einen Agent ausführen, und ein Agent kann einen Unteragenten starten. Die beiden Formen schließen sich nicht aus.

Vor dem Ausführen wird ein Workflow bereitgestellt: Aligia validiert den Graphen (löst jede Eingabe auf, gibt es genau einen Auslöser, dürfen die Datenbankschritte anfassen, was sie referenzieren) und friert eine nummerierte Version ein. Bearbeitungen am Entwurf ändern nie, was bereits bereitgestellt ist.

Was läuft heute, und was noch nicht?

Hier ist Genauigkeit wichtiger als Wirkung.

Heute verfügbar:

• Polaris und Agents führen beauftragte Arbeit im Chat aus: lesen, schreiben, externe Werkzeuge mit Rechten aufrufen, Unteragenten starten.
• Workflow-Definitionen werden im visuellen Editor gebaut, validiert, als Version bereitgestellt und manuell gestartet.
• Polaris kann Workflow-Graphen lesen, bearbeiten und validieren, mit einer geladenen Anleitung, damit kein Graph aus dem Gedächtnis entsteht.

In Entwicklung, nicht freigegeben:

• Zeitgesteuerte Auslöser für Workflows (täglich, wöchentlich, alle 15 Minuten).
• Webhook-Auslöser durch externe Systeme.
• Auslöser durch Datenänderungen in Aligia.
• Eine Ausführungshistorie mit Status, Dauer und Schrittverlauf jedes Laufs in der Oberfläche.

Was das bedeutet: „Im System muss etwas passieren“ gilt heute für alles, was ein Mensch beauftragt. Es gilt noch nicht für Abläufe, die von allein auf ein Ereignis reagieren sollen. Wer in einer Demo einen Workflow sieht, der nachts von selbst läuft, sieht einen Entwurf. Wer Polaris sieht, das auf Anweisung drei Datensätze schreibt, sieht den Produktstand.

Warum ist „nach Freigabe ausführen“ der richtige Standard?

Zwischen Vorschlagen und blindem Ausführen liegt eine dritte Form, und sie ist für schreibende Aufträge die richtige: ausführen, nachdem der Mensch den konkreten Schritt gesehen und bestätigt hat.

Der Unterschied zum Vorschlag: Die Bestätigung ist ein Klick, und danach passiert es im System. Der Mensch überträgt nichts. Der Unterschied zum blinden Ausführen: Der Mensch sieht, was passieren wird, bevor es passiert.

In Aligia ist das auf drei Ebenen einstellbar:

• Skill-Ebene. Ausführungsmodus „nach Freigabe“: Der Agent zeigt, was er tun will, und wartet.
• Werkzeug-Ebene. Berechtigung „Nachfragen“ für einzelne MCP-Werkzeuge, typischerweise alle schreibenden.
• Optimierer-Ebene. Der Terminoptimierer schreibt grundsätzlich einen Entwurf. Angewendet wird nur durch einen Menschen mit Administratorrolle.

Wer mit Agents beginnt, stellt alles Schreibende auf Freigabe. Wer nach einigen Wochen sieht, dass ein Skill zuverlässig arbeitet, stellt ihn auf sofortiges Ausführen. Die Reihenfolge ist wichtig. Umgekehrt entsteht Misstrauen, das sich nicht mehr abbaut.

Praxisbeispiel: Anlagenbau, Workflow „Lieferantenaufnahme“

Ein Anlagenbauer mit 130 Mitarbeitenden nimmt pro Monat etwa 6 neue Lieferanten auf. Der Ablauf war eine Checkliste im Wiki mit 7 Schritten, die der Einkauf abarbeitete. Durchschnittlich wurden 5 der 7 Schritte erledigt [interne Schätzung, mit Kunde verifizieren]. Die fehlenden zwei waren fast immer dieselben: Dokumentenordner anlegen und den Projektleiter des ersten Projekts informieren.

Als Workflow-Definition in Aligia: Auslöser manuell, dann Firma anlegen, Kontakt anlegen, Aufgabe „Lieferantenbewertung“ für den Einkauf, Dokumentenordner erzeugen, Benachrichtigung an den Projektleiter, Abschlussnotiz. Sieben Knoten, einmal validiert, als Version 1 bereitgestellt.

Der Einkäufer startet den Workflow per Schaltfläche, sobald ein Lieferant feststeht. Alle sieben Schritte laufen. Der Mensch startet, das System führt aus. Dass der Start noch ein Klick ist und nicht das Anlegen der Firma selbst, ist der heutige Stand. Der Unterschied zur Wiki-Checkliste ist trotzdem der zwischen 5 von 7 und 7 von 7.

Fazit

Ein Werkzeug, das vorschlägt, erzeugt Aufgaben. Ein Werkzeug, das ausführt, erledigt sie, mit Sicherungen, die verhindern, dass Ausführen zum Risiko wird. Aligia ist für das zweite gebaut: Polaris und Agents auf Auftrag, Workflow-Definitionen für feste Abläufe, heute manuell gestartet. Die Automatik hinter den Auslösern folgt. Das Prinzip, dass nach dem Prompt ein Datensatz existiert, gilt schon jetzt.

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Weiterführend: Was „KI, die ausführt“ in der Praxis bedeutet · KI-Agents im Projektmanagement: Was sie heute wirklich können